• dane: imiona, nazwisko, imiona rodziców, miejsce zamieszkania, PESEL, seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość,
• dokument stwierdzający tożsamość tj. dowód osobisty, paszport, karta pobytu (ważny dokument w momencie dokonywania czynności notarialnej należy mieć ze sobą),
• pełnomocnictwo (sporządzone w odpowiedniej dla dokonywanej czynności formie), w przypadku działania przez pełnomocnika,
• numer identyfikacji podatkowej – NIP, w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• stan cywilny lub umowa majątkowa małżeńska (wypis aktu notarialnego), jeżeli została zawarta lub inny dokument mający wpływ na ustrój majątkowy małżeński (np. prawomocne orzeczenie sądu dot. separacji małżonków lub ustanawiające rozdzielność majątkową)

• dane osób reprezentujących osobę prawną lub spółkę osobową: imiona, nazwisko, miejsce zamieszkania, PESEL, seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość,
• informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców  lub odpis aktualny z rejestru przedsiębiorców
• tekst jednolity aktu założycielskiego/umowy spółki lub statutu spółki
• pełnomocnictwo (sporządzone w odpowiedniej dla dokonywanej czynności formie), w przypadku działania przez pełnomocnika,
• uchwały właściwych organów Spółki (sporządzone we właściwej formie) – jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub akty korporacyjne – np. dotyczące wyrażenia zgody na zbycie nieruchomości, czy powołania członków organów Spółki, jeżeli zmiana osobowa nie została dotychczas ujawniona w rejestrze przedsiębiorców.

• w sprawach dotyczących nieruchomości – podstawa nabycia, tj. dokument na mocy którego strona czynności uzyskała jej własność (np. wypis aktu notarialnego lub odpis prawomocnego postanowienia sądu) oraz numer księgi wieczystej,
• umowa majątkowa małżeńska – odpis skrócony aktu małżeństwa, a w przypadku umowy przedślubnej – dane dotyczące planowanej zmiany stanu cywilnego (data i miejsce),
• testamenty – miejsce urodzenia spadkodawcy oraz dane spadkobiercy – imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL lub data oraz miejsce urodzenia, w przypadku testamentów zawierających zapisy – dane określające ich przedmioty, obejmujących wydziedziczenie – przesłanki wydziedziczenia,
• oświadczenie o odrzuceniu/przyjęciu spadku przez osobę pełnoletnią – odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy oraz wypisy aktów notarialnych – odrzuceń spadku, w szczególności będącego podstawą wejścia do kręgu spadkobierców strony czynności, jeżeli taka sytuacja miała miejsce,
• pełnomocnictwa – zakres czynności do których umocowany ma zostać pełnomocnik oraz jego dane – imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL.

Każdorazowo, jeżeli przedmiotem aktu notarialnego, który ma być sporządzony, lub dokumentu, co do którego notariusz ma poświadczyć podpis, ma być zbycie praw do spadku (nabytego od dnia 11.08.1983 r. włącznie) albo zbycie lub obciążenie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych (nabytych od dnia 01.01.2007 r. włącznie) tytułem:

– dziedziczenia, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, pole­cenia testamentowego;
– darowizny, polecenia darczyńcy;
– zasiedzenia;
– nieodpłatnego zniesienia współwłasności;
– zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu;
– nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności,
– dyspozycji wkładem oszczędnościowym na wypadek śmierci oraz dyspozycji uczestnika funduszu inwestycyjnego otwartego albo specjalistycznego funduszu inwestycyjnego otwartego na wypadek jego śmierci, a także zbycie lub obciążenie rzeczy i praw majątkowych uzyskanych przez zbywcę w drodze zasiedzenia (do dnia 31.12.2006 r. włącznie)

Notariusz może dokonać tych czynności tylko za uprzednią pisemną zgodą Naczelnika Urzędu Skarbowego albo po przedstawieniu zaświadczenia wydanego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.