Nasza Kancelaria w swojej praktyce często prowadzi szeroko rozumiane sprawy spółkowe. Jeszcze jako aplikant, zdobywając doświadczenie zawodowe w jednej z największych Kancelarii Notarialnych we Wrocławiu, protokołowałem często spółkowe Zgromadzenia, nie tylko spółek kapitałowych, ale także brałem udział i spisywałem protokół ze Zgromadzenia Spółki Europejskiej, potentatem w branży gastronomicznej, współpracowałem także z wieloma podmiotami zagranicznymi. Nabyta wiedza i doświadczenie pozwalają nam pomóc Państwu w osiągnięciu konkretnych, zamierzonych efektów, czy to w spółkach kapitałowych, czy osobowych. Współpracujemy także z szanowanymi a zarazem skutecznymi i przystępnymi kancelariami adwokackimi i prawnymi, jak również doradcami podatkowymi.
Niniejsze opracowanie ma na celu przyswojenie prostej wiedzy z zakresu podstawowego bytu prawnego spółek, jakim są Zgromadzenia, gdyż często bardzo zdolni praktykujący przedsiębiorcy boją się tej tematyki albo po prostu mają od tego swoich „ludzi”. Nie mniej jednak wspomnimy także o instytucji uczestnictwa w Zgromadzeniu za pomocą środków porozumiewania się na odległość, która nie jest może instytucją dopiero co wprowadzoną przez ustawodawcę, ale na pewno nie jest jeszcze zbyt rozpowszechniona. A instytucji tej, jak każdej nowości, nie ma się co bać, warto natomiast korzystać z jej dobrodziejstw, jeżeli to oczywiście konieczne! (o tej kwestii w cz. 2 opracowania). Opracowanie obejmuje jedynie subiektywnie kluczowe dla praktyki kwestie.
Czerwiec w branży prawniczej, więc w tym także notarialnej, często nazywany jest potocznie „miesiącem Zgromadzeń”. Co mamy na myśli? Zgromadzenia Wspólników/Walne Zgromadzenia Akcjonariuszy – jak sama nazwa wskazuje są to spotkanie o charakterze właścicielskim – spotykają się na nim właściciele spółek – udziałowcy lub akcjonariusze. Przede wszystkim mamy na myśli zgromadzenia o zwyczajnym (jak definiuje Kodeks Spółek Handlowych – „KSH”) charakterze, które wbrew pozorom nie są tymi mniej ważnymi, jako, tylko właśnie tymi, które muszą się (co do zasady) odbyć w terminie 6 miesięcy po upływie każdego kolejnego roku obrotowego, który to rok zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Dlatego też z reguły muszą się one odbyć w terminie do dnia 30 czerwca 2020 r. a ich przedmiotem muszą być (oczywiście pod głosowanie mogą zostać poddane także inne uchwały dotyczące np. spraw bieżących, o ile wcześniej znajdą się w porządku obrad):
Zaczniemy od SPÓŁEK Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (cz. 1.):
1) w przypadku Spółki z o.o. sprawy objęte porządkiem Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników to:
a) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
przy czym pamiętajmy, że Notariusze tych dokumentów nie przygotowują, sprawozdanie Zarządu z działalności Spółki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, natomiast na sprawozdanie finansowe spółki z o.o. składają się: bilans, rachunek zysków i strat; oraz informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Dodatkowy składnik sprawozdania dotyczy spółek, które w minionym roku obrotowym zatrudniały co najmniej 50 osób, suma aktywów stanowiła równowartość co najmniej 2,5 mln euro lub przychody stanowiły równowartość co najmniej netto 5 mln euro.
Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Powyższe informacje są bardzo dobrze znane obsługującym Państwa biurom księgowym.
b) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,
Kompetencja ta może być Umową Spółki (przez umowę na potrzeby opracowania rozumiemy także Akty Założycielskie) o czym mowa wyżej wyłączona spod kompetencji Zgromadzenia Wspólników, a to czy będziecie się Państwo dzielić zyskiem, czy będziecie pokrywać stratę wynika właśnie z wyżej opisanego sprawozdania finansowego.
c) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Mamy na myśli członków wszystkich organów Spółki, którzy w mijającym roku obrotowym wykonywali swoją funkcję, chociażby przez krótki okres czasu. Jeżeli zatem w Spółce funkcjonuje Rada Nadzorcza, czy Komisja rewizyjna – także członków tychże organów. Postawienie pod ścianą absolutorium członków Zarządu, chyba nikogo nie dziwi ?.
Czym jest absolutorium? Jest wyrazem akceptacji Wspólników wyrażonej dla działań członków organów Spółki w mijającym roku obrotowym. Tylko tyle? Nie. Ta akceptacja ma wpływ na odpowiedzialność za działania tychże funkcyjnych osób (nie mówimy oczywiście tu o odpowiedzialności karnej, w tym także karnoskarbowej). Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego „akceptacja”, wywiera skutki w postaci braku odpowiedzialności tejże osoby wobec Spółki jeżeli chodzi o sferę organizacyjną, ale przede wszystkim cywilnoprawną – czyli odpowiedzialności odszkodowawczej wobec Spółki, odwrotnie natomiast działa jej brak. Nie powinno się jednak utożsamiać otrzymania absolutorium z całkowitym wyłączeniem odpowiedzialności w tym zakresie -w doktrynie wskazuje się na sytuacje, w których odpowiedzialność nie zostanie wyłączona. Pamiętajmy – brak absolutorium nie jest równoznaczny z: automatycznym odwołaniem z pełnionej funkcji (jeżeli ktoś w momencie podejmowania Uchwały ją sprawuje), jak również ze zrzeczeniem się roszczeń wobec członka organu przez Spółkę.
Czy Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników Sp. z o.o. zawsze MUSI się odbyć? Otóż KSH dopuszcza możliwość nie odbycia się zgromadzenia za rok obrotowy, w którym Spółka przez cały czas pozostawała zawieszono i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Obecnie obowiązujące prawo przewiduje możliwość zawieszenia działalności Spółki na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Mimo opisanej wyżej sytuacji Wspólnicy mogą odbyć Zgromadzenie.
Kiedy odbywa się Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników? (to właśnie z tymi Zgromadzeniami zgłaszacie się Państwo najczęściej) Najczęściej wtedy kiedy, chcecie Państwo:
– zmienić Umowę Spółki, tj. np. siedzibę (czyli miasto/miejscowość, a NIE sam adres), PKD – czyli przedmiot działalności lub firmę -czyli NAZWĘ Spółki, nie zapominajmy też o tym, że możecie Państwo podwyższyć kapitał zakładowy Spółki lub umorzyć część istniejących udziałów, pomożemy w aktualizacji postanowień Umowy Spółki,
– odwołać/powołać członków organów Spółki,
– wyrazić zgodę na zbycie udziałów (jeżeli kompetencja ta została przyznana Wspólnikom),
– wyrazić zgodę na: zbycie/nabycie/obciążenie nieruchomości lub zaciągnięcie zobowiązań/rozporządzenie środkami Spółki, o wysokości przewyższającej dwukrotność kapitału zakładowego, jeżeli oczywiście Umowa Spółki nie wyłącza konieczności uzyskania takiej zgody,
– powołać pełnomocnika w trybie art. 210 KSH np. do umowy zawieranej pomiędzy Spółką a członkiem Zarządu Spółki,
– w sprawach, dla których podjęcie Uchwały przewiduje Umowa Spółki,
– pamiętajmy również o obowiązkowym podjęciu Uchwały Zgromadzenia Wspólników : „jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki”, a także kiedy „Umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50.000 złotych, zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki”.
Wyżej opisane Zgromadzenie tak samo jak również te o charakterze Zwyczajnym musi zostać zwołane w prawem przewidzianej formie z odpowiednim (dwutygodniowym) wyprzedzeniem, chyba, że CAŁY KAPITAŁ (wszyscy Wspólnicy) są należycie reprezentowani – stawili się osobiście lub są reprezentowani przez Pełnomocników. Pamiętajmy, że – pełnomocnikiem na Zgromadzeniu nie może być Członek Zarządu Spółki ani też jej pracownik! Zgromadzenia Wspólników odbywają się w siedzibie Spółki (w mieście/w miejscowości, niekoniecznie pod adresem Spółki, czyli np. u Notariusza), chyba, że Wspólnicy w Umowie Spółki podali kilka miejscowości lub wszyscy Wspólnicy biorą udział w Zgromadzeniu (osobiście lub poprzez Pełnomocnika) i/lub wyrazili zgodę na odbycie Zgromadzenia w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Pamiętajmy też, że niektóre Uchwały mogą zostać podjęte pisemnie/za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Dla mniejszych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, czy spółek komandytowych, które chcą zmienić członków Zarządu, przygotować umowę zbycia udziałów, zaprotokołować pewne kwestie w formie pisemnej, kiedy dla tych czynności nie zastrzeżono formy aktu notarialnego – możemy sporządzić stosowne projekty i opatrzyć je poświadczeniem własnoręczności podpisu, co znacznie wpłynie na wysokość kosztów takiej czynności.
W drugiej części zajmiemy się problematyką pozostałych rodzajów Spółek, jak również uczestnictwem w Zgromadzeniu „na odległość”.
Notariusz może dokonywać czynności wyjazdowych tylko w szczególnych przypadkach, jednym z nich są właśnie wyjazdy do siedzib Spółek, w których odbywają się Zgromadzenia.
Zapraszamy do współpracy, chętnie w miarę możliwości czasowych pomożemy Państwu w sprawach spółkowych w zakresie oferowanych przez nas usług, oczywiście nie tylko w tym miesiącu ?
Pozdrawiamy i do zobaczenia!
Zespół Kancelarii